Datenschutzerklärung für das DJ-Portal
Stand: 09.11.2026
1. Verantwortlicher
Burkhard Sell (DJ Greppie)
Am Stadtberg 21A, 39167 Niederndodeleben
Telefon: 0151 1244 6252 · E-Mail: info@greppie.de
2. Worum es geht
Das DJ-Portal dient ausschließlich der Planung von DJ-Einsätzen: Verfügbarkeiten abfragen, Termine zuteilen, Absagen und Ersatz abwickeln. Es ist nicht öffentlich nutzbar; ein Konto gibt es nur über eine persönliche Einladung durch den Admin.
3. Hosting
Das Portal läuft bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, auf Servern in Deutschland. STRATO verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Beim Aufruf der Seiten verarbeitet der Webserver technisch notwendige Zugriffsdaten (u. a. IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser) zur sicheren Bereitstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
4. Einladung und Konto
Kunden-Konten legt der Admin mit Anzeigename und E-Mail-Adresse an; sie dienen nur dazu, den Plan einzusehen und über Änderungen informiert zu werden (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO).
Team-Konten sind für Mitarbeiter der Location. Sie legt ein Admin oder der Kunde mit Name und E-Mail-Adresse an und schickt einen persönlichen Einladungslink; wer ihn nutzt, legt ein Passwort an (optional mit Handynummer). Team-Konten sehen den veröffentlichten Plan, Mottos, Veranstaltungen und Aktionen und bewerten die gespielten Abende – Kontaktdaten der DJs, Infos und Abrechnung sehen sie nicht (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO).
Für DJs legt der Admin vorab ein Profil mit DJ-Namen und ggf. Handynummer an und schickt einen persönlichen Einladungslink. Wenn du darüber deinen Zugang anlegst, speichern wir: DJ-Name, optional Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Handynummer, ein verschlüsseltes Passwort (Hash) sowie den Zeitpunkt deiner Zustimmung zu diesen Hinweisen. Die Daten brauchen wir, um dich einzuplanen, dich zu erreichen und dich anzumelden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Wenn du die Zwei-Faktor-Anmeldung nutzt, wird dafür ein Schlüssel verschlüsselt gespeichert; bei Passkeys nur der öffentliche Schlüssel deines Geräts mit dem von dir vergebenen Gerätenamen – Fingerabdruck oder Gesicht verlassen dein Gerät nie. Für das Kalender-Abo wird ein persönlicher Link erzeugt, den du jederzeit erneuern kannst.
5. Verfügbarkeiten, Planung und Verlauf
Gespeichert werden deine Antworten auf die Verfügbarkeitsabfragen, deine Einteilungen, Absagen und Übernahme-Angebote. Alle angemeldeten DJs sowie der Kunde, für den die Einsätze geplant werden (die Location, mit eigenen Kunden-Konten), sehen den veröffentlichten Plan mit den DJ-Namen. Im Center selbst ist der veröffentlichte Plan zusätzlich auf einem Rechner einsehbar; dort stehen nur Datum, Uhrzeit, Motto und DJ-Name. Der Kunde wird per E-Mail informiert, wenn sich am veröffentlichten Plan etwas ändert – dabei kann auch der Name eines DJs genannt werden, der einen Termin abgesagt hat. Deine Kontaktdaten und deine Antworten sieht nur der Admin.
Änderungen an der Planung werden in einem Verlauf festgehalten (wer wann wie eingeplant war), damit Absprachen nachvollziehbar bleiben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Nach einem gespielten Abend kann der DJ einen Abendbericht abgeben (Sterne für den Abend, wie voll es war, Technik und Besonderheiten, eine Notiz) und eine Playlist hochladen. Der Kunde und die Team-Konten können den Abend und den DJ getrennt mit Sternen und Kommentar bewerten, jedes Konto mit einer eigenen Stimme; wer „War nicht dabei“ wählt, wird zu diesem Abend nicht mehr erinnert (gespeichert wird nur dieser Vermerk). Den Bericht sehen die Admins und der Kunde – und, sofern vom Betreiber eingeschaltet (Standard: ja), auch alle anderen DJs mit Namen des DJs; die Playlist sehen die Admins und alle DJs (nicht der Kunde und nicht das Team). Technik-Notizen aus den Berichten erscheinen für die DJs auf dem Abendzettel des nächsten Abends – nur mit dem Datum des Abends, ohne Namen. Die Admins können Umfragen an alle DJs stellen (z. B. zur Terminfindung); Antworten und Kommentare dazu sehen alle DJs und die Admins mit Namen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Stimmen sehen die Admins und der Kunde mit Namen; der DJ des Abends sieht nur den Durchschnitt und die Kommentare ohne Namen; ein Team-Konto sieht nur seine eigene Stimme. Zusätzlich können der Kunde und die Team-Konten den DJ nach einzelnen Kriterien bewerten (Detailbewertung: je Kriterium Sterne und Kurzkommentar, eine Begründung und der Vermerk „Gesprächsbedarf mit dem DJ“, der die Admins benachrichtigt). Die Detailbewertung sehen nur die Admins und der Kunde (mit Namen) sowie jedes Team-Konto für seine eigene Stimme – der DJ sieht sie nie, auch nicht als Durchschnitt. Die Kriterien legen der Kunde und die Admins fest. Nach einem Abend bekommen die Team-Konten bis zu zwei Erinnerungen als Nachricht im Portal und – wenn eingeschaltet – als Push. Berichte, Bewertungen und Playlists dienen der Qualität der Abende und der weiteren Planung und werden wie der Planungsverlauf aufbewahrt (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO).
Trägst du eine Abwesenheit ein (oder ein Admin für dich), speichern wir den Zeitraum und eine optionale Notiz. Die Abwesenheit sehen nur du und die Admins, die Notiz nur die Admins (deine eigene Notiz siehst auch du). In der nächsten Abfrage sind diese Tage dann mit „nein“ vorbelegt. Für eine gleichmäßige Verteilung der Abende sehen die Admins je DJ, wie oft er auflegt, wie er auf die Abfragen antwortet und wie oft er absagt oder einspringt; ein Planungs-Vorschlag des Portals nutzt dieselben Angaben, die Entscheidung trifft immer ein Admin (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).
Der Betreiber fasst Berichte und Bewertungen je Saison zu einer Auswertung zusammen (Durchschnitte je Wochentag, Motto, Monat und DJ, je Kriterium der Detailbewertung, auffällige Abende); diese Auswertung sehen nur die Admins (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Schaltest du Push-Nachrichten ein (Portal als App), speichern wir die Geräte-Adresse, die dein Browser dafür vergibt, und zwei Schlüssel des Browsers, dazu eine grobe Gerätebezeichnung (z. B. „iPhone · Safari“) und wann zuletzt eine Nachricht angenommen wurde. Die Nachrichten laufen verschlüsselt über den Push-Dienst deines Geräts (Apple, Google oder Mozilla); diese Dienste können den Inhalt nicht lesen. Welche Anlässe als Push kommen, wählst du im Profil; abschalten kannst du Push jederzeit dort oder in den Einstellungen deines Geräts – dann löschen wir die Daten des Geräts (Art. 6 Abs. 1 lit. a und b DSGVO).
6. Nutzung des Portals (Aktivitätsprotokoll)
Damit der Admin sieht, ob Plan, Infos und Abfragen ankommen, hält das Portal fest, wann du dich anmeldest und welche Bereiche du aufrufst (z. B. „Plan November angesehen“, „Infos zum Abend 10.10. angesehen“), jeweils mit Zeitpunkt und der Angabe, ob ein Handy, Tablet oder PC benutzt wurde. Das gilt für DJ-, Kunden- und Team-Konten. IP-Adressen werden dafür nicht gespeichert, es werden keine zusätzlichen Cookies gesetzt und keine fremden Analyse-Dienste genutzt. Einsehen kann das Protokoll nur der Betreiber (Burkhard Sell). Die Einträge werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Zur Fehlersuche kann der Betreiber das Portal zeitlich begrenzt aus Sicht eines Kontos ansehen (nur lesend, ohne Änderungen am Konto); jeder solche Vorgang wird mit Zeitpunkt in der Historie festgehalten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer verlässlichen Planung und Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); du kannst dem jederzeit widersprechen.
7. E-Mails
Das Portal schickt E-Mails zu Zugang, Passwort, Abfragen, Plan und Ersatzanfragen über den Mailserver von STRATO. Die meisten Benachrichtigungen kannst du im Profil abschalten; Zugangs- und Passwort-Mails kommen immer. Damit nachvollziehbar ist, ob eine Nachricht verschickt wurde, wird jede E-Mail mit Zeitpunkt, Empfänger, Anlass und Betreff protokolliert (ohne den Text der E-Mail); diese Einträge werden nach 365 Tagen gelöscht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
8. Cookies
Es werden nur technisch notwendige Cookies gesetzt: ein Sitzungs-Cookie für die Anmeldung, ein Schutz-Cookie gegen gefälschte Formularanfragen und – nur wenn du „Angemeldet bleiben“ wählst – ein Cookie, das dich wiedererkennt. Es gibt keine Werbe- oder Analyse-Cookies und keine eingebundenen Inhalte fremder Anbieter; Schriften werden vom eigenen Server geladen.
9. WhatsApp
Einige Knöpfe öffnen WhatsApp mit einem vorbereiteten Text. Daten gehen dabei erst an WhatsApp, wenn du den Knopf antippst; dann gelten die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp.
10. Speicherdauer
Deine Kontodaten speichern wir, solange du im Team mitwirkst. Auf Wunsch sperren wir dein Konto oder löschen deine Kontaktdaten; Einträge im Planungsverlauf bleiben mit deinem DJ-Namen erhalten, soweit sie für die Nachvollziehbarkeit vergangener Termine nötig sind. Aktivitäts- und E-Mail-Protokoll werden nach den oben genannten Fristen gelöscht. Zum Schutz vor Datenverlust wird die Datenbank täglich gesichert; die Sicherungen liegen nur auf dem Server bei STRATO, sind nicht aus dem Internet abrufbar und werden nach 14 Tagen gelöscht (die 3 neuesten bleiben immer erhalten, damit bei einem Ausfall der Sicherung nicht alle verloren gehen) – gelöschte Daten können deshalb so lange noch in einer Sicherung enthalten sein.
11. Deine Rechte
Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Wende dich dafür an die oben genannte Adresse.
Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel beim Landesbeauftragten für den Datenschutz Sachsen-Anhalt, Otto-von-Guericke-Straße 34a, 39104 Magdeburg, datenschutz.sachsen-anhalt.de.